William Feather
״תקציב אומר לנו מה שאנחנו לא יכולים להרשות לעצמנו, אבל זה לא באמת מונע מאתנו לקנות יותר״
במהלך פרויקט בנייה במגזר הבניה הפרטית, ייבצעו בעלי הפרויקט מעל 300 תשלומים שונים, לכ-100 גורמים שונים. פעמים רבות לאורך חיי הפרויקט, נתקלים בונים בסעיפים שונים ומגוונים עליהם לא חשבו.
סך סכום הכסף בסעיף תקציבי שנשכח יכול לנוע בין אלפי שקלים בודדים לעשרות אלפי שקלים ואף יותר.
תכנון מקדמי ופרטני של תרשים התשלומים ומועדם יתרום רבות לאיכות התנהלות הפרויקט וישרת את בעלי הבית/הבונים ככלי אמין לקבלת החלטות אחראיות.
כיצד 2 סעיפים תקציביים שלא נלקחו בחשבון הסתכמו ב-70,000 ₪?
בתחילת שנת 2010, החלו עבודות הבנייה בפרויקט הממוקם ביישוב עין הים. אל פרטי האירוע נחשפתי ע”י מכר לעבודה שבזמנו היה בקר האיכות ההנדסי בפרויקט המדובר.
שלבי התכנון והנעת הפרויקט התנהלו בסוף שנת 2009, בנקודת זמן זו, הלקוחות היו מרוצים מהדרך שבה התנהל הצד התכנוני והניהולי של הפרויקט.
כחלק מתהליך הנעת הפרויקט, קיבלו הלקוחות לוח תקציב מפורט שעל פי הבנתם, כלל את כל סעיפי ההוצאות האפשריים.
הדיוק התקציבי היה חשוב מאוד לבעלי הבית וכמו כן אמינות הכלי כאמצעי לקבלת החלטות שונות לאורך הפרויקט; החלטות בנושא רכש של מוצרי גמר, בחירות בין רמות איכות שונות של מוצרים, העדפות ברמת סוג ואיכות של בעלי מקצוע שונים, בחירת מוצרים בעלי קטגוריית מחיר שונות על פי טעם, איכות ויכולת תקציבית וכמובן החלטות נוספות ומגוונות לאורך תהליך הבניה.
שתי הפתעות לא צפויות
בתחילת שנת 2010, כחודש לאחר תחילת עבודות הבנייה “נחתו” על בעלי הבית שתי הפתעות לא צפויות.
הפתעות בדמות הוצאות כספיות גבוהות שלא נלקחו בחשבון.
“ההפתעה” הראשונה נבעה משינויי סוג הביסוס; סוג הביסוס שנקבע ע”י המהנדס בתחילת הפרויקט היה כלונסאות. מייד עם תחילת עבודות הקידוח התגלו מים בעומק 3 מטרים. הקבלן הזעיק את המהנדס וזה שינה את סוג הביסוס לבנטונייט. עלות השינוי הסתכמה ב-40,000 ₪.
“ההפתעה” השנייה נבעה מהצורך בקיר דיפון; בשורה זו הגיע מקבלן השלד, הקבלן ציין כי יש צורך בקיר דיפון בכדי לאפשר את חפירת המרתף.
קבלן השלד הסביר לבעלי הבית, מהן ההשלכות מבחינה בטיחותית במקרה ותבוצע חפירת המרתף ללא קיר דיפון שתפקידו למנוע התמוטטות חול. כמו כן ייעץ קבלן השלד לזמן את המהנדס ואת יועץ הקרקע בכדי להחליט בעניין היות והם אלו המורשים בנושאים הנ”ל.
לאחר ביקור המהנדס באתר, הוחלט לדפן אזורים מסוימים בכדי לאפשר את חפירת המרתף. עלות הדיפון הסתכמה ב-30,000 ₪.
להחליף חלק מהצוות או להמשיך הלאה
בעלי הבית נדהמו למשמע החדשות. חשדם התעורר כלפי גורמים שונים המעורבים בתהליך הבנייה; האדריכל, המהנדס, המפקח, היועצים השונים וכדומה. “חקירתם” גילתה שאלו מסוג המקרים שלא ניתן לתכננם או לצפותם מראש.
תחושת אי הודאות כבר בתחילת הפרויקט גרמו לאי נוחות וחשש רב בקרב בעלי הבית. על פי הבנתם, הם שכרו אנשי מקצוע ברמה גבוהה בכדי להימנע ממצב הדומה לזה שאליו נקלעו.
בשלב זה הם מצאו עצמם תוהים האם בקרוב ייגלו עוד “הפתעות” בדמות הוצאות תקציביות שלא נלקחו בחשבון.
יחד עם גורמים נוספים, ערכו בעלי הבית בדיקות נוספות באשר לעלויות הפרויקט. לבסוף וזאת בעניין של ימים בודדים, החליטו בעלי הבית להמשיך קדימה עם מנהלי הפרויקט והצוות הקיים.
במילים אחרות הם קיבלו את הגזירה שכללה שתי הוצאות נוספות שלא נלקחו בחשבון בשלבי התכנון בסך 70,000 ₪ והמשיכו הלאה.
איך היה נכון להימנע מהמצב אליו נקלעו בעלי הבית כבר בתחילת הפרויקט?
ניהול ותכנון יסודי יעזרו במניעת מצבים לחוצים ולא רצויים. להיות במצב לחוץ וחסר וודאות זה לא נעים וזה לא עושה טוב לאיש. לדעתי, חשוב לעשות הכול בכדי להימנע מקיומן של תחושות מעורפלות, חוסר וודאות והיעדר שליטה לאורך חיי הפרויקט.
יש נקודות ונושאים במהלך פרויקט בנייה שחייבים לקבל כיסוי הרמטי. העניין התקציבי הוא בהחלט אחד מאותן נקודות.
חלק מהנושאים שעלולים לעוות את האומדן התקציבי חייבים לקבל את מקומם בתקציב יחד עם ציון מידת הסבירות להתרחשותם. אלו נושאים מעורפלים שחייבים לקבל ביטוי תקציבי.
דוגמא חלקית לנושאים כאלו
1-סוג הביסוס במבנה ומידת ההיתכנות לשינויו.
2-דיפון המבנה ורמת הסבירות שזה יידרש.
3-תאום תוכניות ובדיקת עלויות הפיתוח.
4-אימות תוכניות מערכת הביוב ודרכי הגישה אליהם וכדומה.
הפרויקט ירוץ חלק אם רק נאפשר לו לרוץ חלק. תכנון נכון, למידה מניסיון העבר, בדיקה כפולה ואימות נתוני התקציב הם חלק מתהליך בנייתו.
ווינסטון צ'ירצ'יל
״זה לא מספיק שאנחנו עושים כמיטב יכולתנו, לפעמים עלינו לעשות את מה שנדרש״
מהו לוח תקציב ומהי משמעותו לאורך חיי הפרויקט?
לוח תקציב מרכז בתוכו את כל סעיפי ההוצאות שיש לשלם לאורך שלבי הפרויקט.
לוח התקציב מאפשר לנו לצפות מראש את סך כל ההוצאה של פרויקט מסוים ובתוך כך להכיר היטב את חלוקת הכסף בין סעיפיו השונים.
לוח התקציב הוא למעשה הראשון שמציב אותנו בפני המציאות ומאפשר לנו לערוך תיאום ציפיות בין כמות הכסף שיש לך לצורך הפרויקט לבין כמות הכסף הנדרשת כדי לבצעו בפועל.
לוח תקציב מסודר ומאורגן יאפשר לנו לעשות סימולציות שונות בתקציב, להוריד או להוסיף סעיפים, לשנות את סכומם של חלק מהסעיפים ולקבל בזמן אמיתי את השינוי התקציבי הכולל.
החשיבות של בניית לוח תקציב לפרויקט היא מכרעת. לוח תקציב הוא חלק מתכנון הפרויקט וכלי ניהולי לאורך חיי הפרויקט. בעזרתו נלמד רבות על הפרויקט, על האפשרויות השונות בכל סעיף ותת סעיף ועל המשמעויות של כל שינוי והחלטה.
ריבוי סעיפי התקציב, השונות ביניהם וכמות הפרטים הרבה מחייבת כל בונה לתכנן את הוצאותיו ולתעד את התשלומים שבוצעו במקום מרוכז.
נקודות הזמן לבניית לוח התקציב ונקודות הזמן לעריכתו
היות ומטרתו של לוח התקציב להעניק לנו אור אדום או ירוק במוקדי החלטה קריטיים לאורך תהליך הבנייה, אלו הנקודות בהן עלינו לבנות לוח תקציב בפורמט וברמות פרטנות שונה:
1-לפני רכישת המגרש (אומדן תקציבי וניהול סיכונים)
2-לפני הגשת התוכניות להיתר (אומדן תקציבי כללי, מפרט כללי)
3-לפני קבלת ההיתר ובמהל הנעת הפרויקט לשלב הביצוע (לוח תקציב מפורט המשרת גם ככלי לניהול המערך הכספי, מפרט טכני פרטני העובד בסנכרון מוחלט עם לוח התקציב).
מידת הדיוק של לוח התקציב
לוח התקציב יכול להיות מדוייק מאד ויכול להיות רחוק מאד מהמציאות. תלוי מי בנה אותו. עד כמה אותו גורם מעורה במחירים בענף הבניה, עד כמה אותו גורם מבין את הפרויקט, את תכולתו, החומרים בו, העבודות ועוד.
דבר נוסף משמעותי הוא, מהו פער הזמן בין בניית התקציב לתחילת הבניה. אם לוח התקציב נבנה בשלב מוקדם מאד של הפרויקט, ייתכן שעלויות הבניה יגדלו ויהיה פער בין יום הקמת לוח התקציב לבין יום הביצוע בפועל. חשוב להקפיד על תחזוקת הנתונים בלוח התקציב.
גורמים המשפיעים על לוח התקציב
חשוב לזכור שלא על כל דבר בפרויקט יש לנו השפעה ולעיתים גורמים חיצוניים עליהם אין לנו שליטה עלולים להשפיע על התקציב. זכור שסכום הכסף אותו אתה מקצה לביצוע הפרויקט צריך להיות גבוה מהסכום אותו אתה מתכוון להוציא בפועל וזאת בשל אותם דברים לא צפויים. להלן רשימה חלקית של גורמים העלולים להשפיע על לוח התקציב.
- 1התייקרות חומרי בניה.
- 2סוג הקרקע.
- 3היעדר אימות תוכניות.
- 4היעדר תאום תוכניות.
- 5שינויי ביסוס.
- 6ליקויי תכנון ותיקונם.
- 7ליקויי ביצוע ותיקונם.
- 8עבודות דיפון.
- 9נטישת בעלי מקצוע מסיבות שלא קשורות בפרויקט שלך.
- 10סוג הקרקע.
- 11פגמי חומרים והחלפתם.
- 12הפסקת ייצור של חומרים מסוג מסויים והחלפתם בחומרים יקרים יותר.
- 13הערכות תקציב שגויות.
- 14עליית תעריפי האגרות או המיסים (מע”מ וכד’).
- 15כח עליון (מלחמות, מזג אויר).
- 16היצע פרויקטים גבוה לבעלי המקצוע.
- 17גניבות (בעייה רצינית).
- 18אילוצים לוגיסטיים.
הערה- כמובן, ישנם נושאים נוספים אבל זאת יש לבחון על פי ובהתאם לכל פרויקט ופרויקט.
שגיאות נפוצות בבניית תקציב
בניית תקציב היא מלאכה המבוססת על ידע וניסיון רב בענף הבניה ככלל ובענף הבניה הפרטית בפרט. מובאות להלן מספר דוגמאות לשגיאות נפוצות הנעשות על ידי בונים בבניית תקציב. די בשגיאה אחת בוטה כדי לערער את אמינותו ודיוקו של כל לוח התקציב, על אחת כמה וכמה שבדרך כלל ניעשות מספר שגיאות במקביל וגורמות לעיוותים בעלויות המופיעות בלוח התקציב.
- 1תמחור סעיפי התקציב על פי עלות למטר בניה.
- 2תמחור סעיפי התקציב על פי חלוקה אחוזית כלשהיא של הפרויקט.
- 3תמחור סעיפי התקציב על בסיס מספרים שניתנו מחברים/בונים אחרים.
- 4תמחור על בסיס הצעות מחיר מוערכות בעל פה.
- 5חלוקה כללית מדי של סעיפי התקציב.
- 6תמחור סעיפי תקציב ללא מפרט טכני.
- 7תמחור סעיפי תקציב ללא הגדרה מדוייקת של העבודות השונות.
- 8אי הבנה של סעיפי התיקצוב (אי ידיעה לאיזה סעיף שייכת תכולה מסויימת).
- 9שיכחה של פרטים וסעיפי תיקצוב.
- 10הכנסת ערכים נמוכים מדי לסעיפי התיקצוב.
- 11הכנסת ערכים ללא המע”מ.
- 12טעות בנוסחאות וסכימת מספרים.
הערה- כמובן, ישנן סיבות נוספות.
אשליית ההוצאות הקטנות
בספרו המרתק, “לא רציונאלי ולא במקרה” כותב דן אריאלי על הבעיה ביחסיות.
בספר מובאות דוגמאות בהקשר לבעיית היחסיות ממחקרים שבוצעו ע”י עמוס טברסקי ודניאל כהנמן.
בפרק הראשון- “האמת על היחסיות”, מתואר המקרה הבא: נניח שהיו לך 2 מטלות לבצע ביום מסוים. האחת לרכוש עט חדש והשנייה לרכוש חליפה עסקית.
המטלה הראשונה; בחנות לציוד משרדי, אתה מוצא עט משובח במחיר 25 דולר. בעודך ממתין לתורך בקופה, אתה נזכר שאותו עט מוצע למכירה במחיר מבצע של 18 דולר בחנות אחרת שנמצאת במרחק 15 דקות. מה תעשה? רוב האנשים שנשאלו השיבו שהיו מוכנים לנסוע 15 דקות בשביל לחסוך שבעה דולרים.
המטלה השנייה; אתה מוצא חליפה מפוארת במחיר 455 דולר ומחליט לקנות אותה; לפתע רוכן אליך לקוח אחר ולוחש באוזנך, שאותה חליפה עומדת למכירה היום ב-448 דולר בלבד בחנות אחרת, מרחק 15 דקות נסיעה. מה תעשה הפעם? רוב האנשים שנשאלו השיבו שלא היו מוכנים לנסוע.
בשני המקרים סכום החיסכון היה זהה. במקרה הראשון הסכום נראה “שונה” מהמקרה השני.
זאת הבעיה ביחסיות- בחינת ההחלטה היא באופן יחסי וע”י השוואה לחלופה הנגישה לנו בסביבה המיידית. במקרה הראשון לשבעה דולר יש יתרון יחסי גדול. במקרה השני היתרון היחסי של שבעה דולרים קטן בהרבה.
אז איך הנתונים המרתקים הללו קשורים לניהול התקציב לאורך פרויקט הבנייה?
הרבה יותר מכל דבר אחר שראיתי עד כה.
בתקציב הבנייה יש פחות או יותר כ-100 סעיפי תקציב שונים. מספיק שנבחר 10 סעיפים שסך הוצאתם המתוכננת נעה בין 50,000 ל-100,000
בשלב מתקדם יותר לאורך הפרויקט, נרכוש אריחי ריצוף, דלתות פנים וכדומה.
במידה ובכל אחד מאותם 10 סעיפים נעשה ויתור קל של מספר אלפי שקלים, זוכר את נושא היחסיות, 5,000 ₪ ביחס לתשלום של 100,000 ₪ נראה דל משמעות.
נניח שביצענו 10 ויתורים בממוצע של 6,000 ₪, סיכום מהיר ונגלה שחרגנו ב- 60,000 ₪ רק מהויתורים ב-10 סעיפים שונים.
זה קורה שוב ושוב, ראיתי כיצד המקרים הפשוטים שתוארו כאן מתוך ספרו של דן אריאלי מקבלים תוקף בחיי היומיום של בונים. במעמד ההחלטה על אריחי הריצוף ההתלבטות היא ברמת האריח וברמת הסעיף התקציבי וללא הסתכלות כוללת על לוח התקציב.
סדר ארגון ושליטה
הפיכת לוח התקציב לכלי ניהולי כוללת יתרונות רבים. מעבר ליצירת הוודאות והקצאת מסגרת תקציב לפרויקט אנחנו משיגים יכולות כגון; מעקב, בקרה ותיעוד על כספים ששולמו. יכולת קבלת החלטות מושכלת, מהירה ואחראית. יכולת ניתוב מהירה ויעילה של סכומי כסף שנחסכו. יכולת גבוהה מאוד לתכנון וניהול הרכש בפרויקט. יכולת גבוהה בייצור חיסכון כספי לאורך הפרויקט וכדומה.
סדר ארגון ושליטה הם רכיבי המפתח לניהול פרויקט באופן חלק ומוצלח. סדר וארגון עוזרים לכולם להוציא את הטוב שבהם. מערכת תקציבית מאורגנת היא חלק ממערך גדול יותר של סדר וארגון.